移転ドットコム

◆移転する先と移転する舞えのオフィスでの移転・引越しに関する準備チェック

* 移転・引越しの全体スケジュールの確認
* 移転・引越し作業を行う時間帯
* エレベータの入り口の寸法や重量制限は、事前に把握しているか？
* 各フロアごとのレイアウトと現場が適合しているか？
* 搬出・搬入の段取りについて、打ち合わせを行っているか？
* ビルの管理会社へ連絡は取ってあるか？
* 移転・引越しマニュアルの作成
* 移転物におけるラベリング
* 残留物品や廃棄物のリスト作成
* 廃棄物の処理は、どのような方法をとるか？
* 移転・引越し作業の分担、役割分担ができているか？
* 梱包方法の事前説明
* 全社員に作業内容の詳細が行き届いているか？
* 移転・引越し当日の出勤など、取り決め事項は決定してあるか？
* 鍵の管理などのセキュリティの担当者は決まっているか？
* 社内説明会の開催する予定はあるか？

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◆移転する先のオフィスの内装工事・設備に関する準備チェック

* 内装工事のスケジュールの確認
* 見積り時に設定したレイアウト通りに内装されているか？
* 電話工事・OA機器移設の工事・引越業者との連携は取れているか？
* 妥当なコストの範囲内で内装工事ができるか？
* フロアごとのスペース配分
* 機能性が考慮されているか？
* 内装が企業イメージに合っているか？
* 部門・部署のフロアによって、スペース配分が不公平になっていないか？
* 空調設備に不備はないか？フロアごとに追加や変更はないか？
* 家具や什器類に無駄な発注がされていないか？
* 電気容量は十分か？
* 電源が差し込みやすい位置についているか？
* その他、防災設備などに法規上の問題がないか？

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5.移転に伴う社内スケジュールのチェック

* 移転に向けて、準備プロジェクトの編成するか
* 移転挨拶状の作成、発送。または、それに伴う送付先リストの作成
* 移転にスケジュールの立案
* 社員へ移転計画の説明はしてあるか？
* 内装業者に手配をしてあるか？
* 移転・引越し業者に手配をしてあるか？
* 費用の概算
* パンフレットの書き換えなど、印刷の発注
* 封筒・レターヘッドなどの住所・電話番号変更
* 社内印刷物の作成
* 商品のパンフレット（所在地や電話番号の記載を変更）
* 封筒やレターヘッド
* ファイリング
* 名刺
* 社判
* ゴム印
* 住所変更シール
* 帳票類
* 社員証や定期券を再発行する必要があるか？

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4. 移転する先の電話回線や機器類の移設に関するチェック

* 電話回線数は十分か？
* 電話回線のコストはどのくらいかかるか？
* 光通信には対応しているか？
* NTTやその他電話会社への連絡
* 取引業者への連絡
* 電話機の選択は可能か？
* FAX番号の変更
* 定期購読する新聞や雑誌はあるか？
* OA機器の移設に伴い、専用業者への手配を行うか？
* コピー機・ファックス・複合機はどこに手配するか？
* コンピュータ・大型サーバーなどの移設はどうするか？
* 家具や什器の買い替え
* 消耗品の購入先
* 社宅やスポーツクラブなどの厚生施設との関連
* 加盟団体（加入団体）への変更手続き
* リース会社への連絡
* 保険会社などへの連絡
* 各官公庁への届出
* 登記簿への記載変更

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3．移転する先の契約申込み内容（費用や必要書類）に関するチェック

* 賃料・共益費
* 敷金・保証金
* 付加使用料
* 償却費
* 更新料
* 礼金
* 預託金
* 移転希望日
* 連帯保証人・保証人印鑑証明
* 契約申込時にどんな書類が必要になるか？
* 申込書
* 会社概要（あるいは、経歴書）
* 商業登記簿謄本（写しは可能かどうか）
* 契約条項の確認
* 賃料の支払い時期
* 賃貸条件の改定および更新
* 賃貸借の譲渡・転貸の禁止
* 原状回復義務と明渡期日

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2．建物周辺に関するチェック

* 社員の通勤時間（約　　　　時間　　　　分）
* 最寄駅からの所要時間（　　　　分）
* 主要な取引先へのアクセス時間（約　　　　時間　　　　分）
* 周囲の環境の確認
* 飲食店や商業施設の有無
* 移転する先のオフィスのビルに他のテナントが入っているか？
* 市区役所の場所・所在地
* 郵便局の所在地
* 金融機関の所在地
* 道路の混雑状況

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以下のリストを是非ご活用ください！
これがあるだけでもずいぶんと作業が楽になりますよ。（*＾＾*）

☆移転する前のオフィスにおける準備チェック☆

* 移転する前のオフィスにおける賃貸計画書の確認
* 契約書に記載していない項目をオーナーに確認しているか？
* 解約予告の期間の確認（移転日の　　　カ月前までに予告する）
* どこまでの原状回復が必要か？
* 原状回復の条件・費用を確認しているか？
* 原状回復の工事はいつ頃、着手し始めるか？
* 移転業者の選択ができるか？
* 移転業者の手配とスケジュールは決まっているか？
* コストの確認
* 移転する先のオフィスへの入居可能な時期
* 敷金保証金の返還時期

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オフィスの移転には、様々な準備が必要になります。
移転前に必要な準備についてのチェック項目は、一般家庭の引越しよりも膨大になります。
かつ複雑です。

移転の準備段階で、常に以下のようなチェック項目を見直しながら、一つ一つを丁寧につぶしていきましょう。

オフィスの移転には大勢の人が関係します。
各作業において、さまざまな確認を行わなくてはなりません。

とくに、賃貸オフィスの移転だと、様々な契約にも目を通さないと、後で痛い目にあいます。

移転の際には、チェックリストをご活用下さい！
少し長いのでまだ次の記事に載せますね！

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